Hanoi - Botschaft - Assistent/in Missionschef/in
Hanoi / 100% - 100%
Arbeitsaufnahme: Sommer 2027
Lohnklasse: 17
Lohnklasse: 17
Aufgaben:
- Betreuung vertraulicher Dossiers und Sicherstellung von Datenschutz sowie Koordination sensibler Informationen. Stellvertretung Agenda HoM und DHoM
- Selbstständige Organisation und Abrechnung von komplexeren Events mit hoher Tragweite, Delegationen und Regionalkonferenzen inklusive Koordination Einladungs- und Menümanagement
- Übernahme von HR-Teilaufgaben inklusive Rekrutierungen, Führung der Fahrer, Absenzen-Kontrolle und Berechnung von Überstunden aller lokalen Mitarbeiter
- Systemadministration SA, Verwaltung von IT-Assets, Inventar und Materialbestellungen sowie Pflege der Inboxen, digitalen Plattformen MS Teams, GAIA, KMZ-Digital, etc. und Archivmanagement
- Sicherheit und Informationstechnologie, Betreuung von Notfallinfrastruktur Sat.-Telefon, Krisenkoffer, CMT und SMT-Koordination, Publikation von Newslettern
- Betreuung von Stipendienprogrammen und Forschungsanfragen, Mitwirkung bei konsularischen Dienstleistungen z. B. Beglaubigungen, Anfragen in Absprache mit dem Generalkonsulat, etc.
- Unterstützung der Betriebsleitung bei organisatorischen Aufgaben, Projektkoordination und digitalen Transformationsprozessen
Profil:
- Grosse Affinität zu Informations- und Kommunikationstechnologie, Digitalisierung und Datensicherheit sowie Erfahrung mit digitalen Tools MS Teams, KMZ-Digital, etc. und Archivierungssystem GAIA
- Sehr gute aktive Kenntnisse zweier Amtssprachen, sehr gute Kenntnisse in Deutsch, Französisch und Englisch
- Verschwiegenheit im Umgang mit sensiblen Personaldaten und vertraulichen Informationen
- Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise mit ausgeprägtem organisatorischem Geschick
- Fähigkeit, mehrere Themen gleichzeitig zu überblicken, ein hohes Arbeitsvolumen effizient zu bewältigen und flexibel auf kurzfristige Anforderungen zu reagieren
- Gute körperliche Gesundheit und Anpassungsfähigkeit an herausfordernde Umweltbedingungen wie Luftverschmutzung und tropisch-feuchtes Klima
Kontakt
Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an:
Mirjam Uhlmann Bajrami
Assistentin Missionschef
+41 58 465 40 33
Die Lohnklasse gibt die Bewertung der Stelle zum Zeitpunkt ihrer Veröffentlichung an. Eine eventuelle Anpassung bleibt vorbehalten.
Ref. Code: FPV20039071
Bewerbungsfrist: 31.05.2026
Die Bundesverwaltung achtet die unterschiedlichen Bedürfnisse und Lebenserfahrungen ihrer Mitarbeitenden und fördert deren Vielfalt. Gleichbehandlung geniesst höchste Priorität.
Bewerbungsfrist: 31.05.2026
Die Bundesverwaltung achtet die unterschiedlichen Bedürfnisse und Lebenserfahrungen ihrer Mitarbeitenden und fördert deren Vielfalt. Gleichbehandlung geniesst höchste Priorität.
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